En un mundo que cada
vez gira más de prisa, se requiere actuar con más diligencia y esta premura en
ocasiones nos impulsa a descuidar detalles importantes; situación que debemos
corregir si pretendemos dirigir exitósamente un proyecto.
Seleccionar el equipo
de un proyecto requiere un proceso meticuloso de preparación de perfiles y
análisis de candidatos, que no debe quedarse en revisión de documentos, sino
que implica conocer a las personas más allá de lo que escriban en un papel.
Las personalidades
pueden ser tan variadas, como personas hay en el mundo, por eso tampoco debe
caerse en el error de creer que sólo determinadas características son
deseables, sino que se debe valorar cuáles aptitudes y comportamientos pueden
ser aprovechados en las tareas a desarrollar.
El
primer paso para lograr el equipo ideal, según la Guía de los fundamentos para
la dirección de proyectos (Guía del PMBOK) es desarrollar un plan de recursos
humanos.[1] Una buena planeación de lo que
requerimos nos permitirá tener una base importante para buscar a las personas
indicadas.
Esta
planeación inicial debe contemplar el momento en que se requerirá a cada
recurso, cada uno de los puestos requeridos, con el rol que desempeñará cada
persona, así como la descripción de cada puesto, la formación y habilidades
requeridas; idealmente, se puede complementar con un perfil del candidato. En
éste se detallan las aptitudes y valores deseables en la persona que cumplirá
cada función.
La
información descrita se puede documentar mediante matrices de trabajo que
faciliten el proceso y que servirán también de guía para medir el desempeño de
las personas durante la ejecución del proyecto.
Desarrollar el plan
no es una tarea que el gerente de proyecto deba realizar solo, o que se debe
delegar exclusivamente en el área de Recursos Humanos, es una tarea conjunta
que requiere tanto de la experiencia de los profesionales en recursos humanos,
como del conocimiento del proyecto que tiene su gestor y complementarse también
con el juicio de los gerentes funcionales, quienes conocen con mayor detalle
las tareas a desarrollar en cada puesto.
Contar con la
documentación clara del plan de recursos humanos es un insumo importante para
hacer una buena elección; sin embargo, no es garantía de que se tendrá un buen
resultado, ya que la pericia del director de proyecto entra en juego en el
desarrollo del segundo proceso que estipula la Guía del PMBOK, que es adquirir
el equipo.
Aspectos que influyen
en esta adquisición son los factores ambientales de la empresa, tales como
ubicación geográfica, políticas de administración del personal y estructura
organizacional, entre otras.
Independientemente
del tipo de organización y si el personal ya se encuentra en ésta, debe ser
contratado específicamente para el proyecto o se contrata a una empresa
proveedora de recursos, el director del proyecto debe utilizar todos los
sentidos, su conocimiento y el buen tino, para elegir a las personas adecuadas.
El reto está en poder elegir las personas indicadas, aún cuando las
restricciones presupuestarias o por el tipo de organización se lo dificulten.
La capacidad de
negociación del gerente de proyecto le permitirá en mayor medida contar con el
personal requerido y con el presupuesto requerido para ese recurso humano que
necesita.
Decíamos al inicio
que se debe ver más allá de lo que está escrito en un currículo; dos personas
que estén aspirando al mismo puesto pueden tener una formación similar y años
de experiencia similares, manejar las mismas herramientas tecnológicas, pero no
se comportan igual, por ejemplo uno puede ser más arriesgado en la ejecución de
sus funciones que otro que sea más precavido. ¿Cuál de los dos es mejor? Eso
depende de lo que deba hacer, de las características definidas en el perfil del
candidato.
Esta es quizás la
parte más difícil del proceso de selección del equipo del proyecto; porque no
se trata de comprar equipo técnico, donde su calidad está garantizada por el
rendimiento comprobado en otros proyectos y por las especificaciones técnicas.
Cuando se trata de personas, no se comportan, ni rinden igual en diversas
circunstancias.
En este sentido Pablo
Lledó hace una advertencia: “No confiar
en el “Efecto Halo” al momento de incorporar miembros al equipo. Por ejemplo,
como fue un buen jugador de fútbol va a ser un muy buen técnico.” De
acuerdo a esta recomendación, es importante poder advertir las aptitudes de la
persona, por ejemplo alguien que es bueno para acatar órdenes y ejecutarlas
puede desempeñarse muy bien en un puesto, pero al carecer de habilidad para
tomar la iniciativa, no se desempeñe con la misma excelencia en otro puesto en
el que deba ser más proactivo.
La selección del
personal resulta ser un factor primordial para el buen desarrollo de un
proyecto, ya que de esta depende que las personas que se incorporen al equipo
del trabajo cuenten con los conocimientos y las habilidades necesarias para cumplir
con los tiempos de entrega de cada uno de los productos y con la calidad
pactada.
Por ello, estos
procesos deben desarrollarse con la seriedad que implican y siempre enfocados
al cumplimiento de los objetivos del proyecto.
Desarrollar
correctamente el plan de recursos humanos y utilizar todas las herramientas
necesarias para la adquisición del personal son factores claves y de especial
cuidado para el desarrollo del proyecto.
Estos aspectos se verán
complementados con los otros procesos de desarrollar y dirigir el equipo, ya
que por más cuidado que se ponga en la contratación, dependiendo de lo que se
requiera, necesitaremos instrucción adicional y seguimiento al desarrollo de
las acciones.
Bibliografía
1. Project Management Institute (2008) Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos. Newtown Square
2. Lledó, Pablo. (2011) Director de Proyectos. Cómo aprobar el examen
PMP sin morir en el intento. Victoria,
BC, Canadá
